6 如何组织内容

6.1 如何搭建整体结构

从本文第4小节对三个案例的对比分析可以看到，三份需求分析报告在内容上有共性也有差异，如下表所示：

通过上表的分析，我认为需要首先明确需求分析报告的定位以及需要达到什么目的，这样就可以明确需要收集什么样的素材，以及确认文档结构，即论证的逻辑关系。接下我就如何组织好需求分析报告各部分的内容进行阐述。

6.2 如何写好背景分析

对于背景分析，很多同事感觉非常头痛，不知道在背景分析里应该组织什么样的内容，往往把医院的简介拷贝过来了事。对于需求分析报告来讲，我认为背景分析关键在于需要回答一个核心问题：这次调研及需求分析要解决什么问题?。

“WH此次‘门诊一卡通项目整体优化设计方案征集’要求，充分体现了院方对通过“一卡通”建设实现“以病人为中心、提高效率、安全可靠”的目标定位，也体现了院方对信息化建设作为医疗体制改革所起重要支柱作用的认识。“提高效率”即满足院方提出的“门诊就诊一小时，全方位门诊自助服务、门诊医保及普通患者先诊疗后付费、全程多方式预约挂号”等目标，“安全可靠”即满足院方提出的多卡并行的身份识别，诊疗活动中身份确认，以及计费准确等要求。”

以上内容为WH“一卡通”项目需求分析报告中背景分析中的一段，在这一段文字中明确了这次“一卡通”项目要达到的应用目标(粗体字部分)，我们紧紧围绕这个目标组织了现场调研、业务分析和提出优化建议。这个目标的提炼主要有两种途径：第一，客户通过媒体或者邮件正式公开和一对一邀请的方式发布方案征集的邀请函。在邀请函中客户会明确提出需要解决的问题，如果没有明确提出来，但邀请函的内容也足以让你归纳出相应目标。第二，在没有公开发布邀请函的情况下，需求调研的负责人应当在正式启动调研之前与项目关键干系人，即分管领导或信息部门负责人进行直接沟通，以了解调研的目的和需要到达的效果。

一般来讲，背景分析部分可以放入医院简介的内容，但不能照搬医院网站的信息，最好由自己改写一下，包括改变现有文字顺序、加入媒体报道内容或者加入新新收集到的图片等等方式。

6.3 如何做好需求整理

在需求调研及分析过程中，对于直接反映客户各个应用层面需求的素材的处理主要有两个关键环节：素材收集和需求整理。对于素材的收集，这是比较重要的一个环节，我把它单独放在第5部分描述，本小节主阐述如何整理素材。我认为需求整理的第一步是将手工笔记或访谈录音转换为电子版的文字记录，它大多以走访记录的形式体现，如下表：

上表是QJ项目中对泌尿科的一次调研后完成的走访记录，这份记录有几个要求需要引起注意：

第一，有明确的访谈对象，即你所记录的护士、护士长、医师必须有名有姓，不能泛指。这样做的主要目的在于证明需求来源可靠，并经得起复核。

第二，调研时间的记录要精确到分，并计算总的时间。这样做的主要目的是为了证明我们的调研时间很充分，保证了需求收集的完整性。当然这个时间的长短决定于你事先所准备的调研提纲(问卷)是否丰富，以及是否事先落实了访谈对象的配合。

第三，在“交流要点”部分真实描述访谈对象提出的需求，后续所提出的解决方案就建立在这个“真实”的需求基础之上，让客户易于接受并且乐于签字确认。既然要求真实记录需求，如何防止客户漫无边际的提出需求?这就要求调研提纲(问卷)在设计的时候，通过各种技巧来引导访谈对象，把他们所提出的需求基本上限制我们预想的范围之内。

第四，有必要对本次调研做一个定性评价，表明调研结果有效。

需求整理的第二步，将从各访谈对象那里收集到的信息业务类型进行整理，把之前相对零散的需求站在业务管理的角度归纳，使所有需求初步呈现一种体系，如下表：

6.4 如何进行业务分析

在完成所有素材的收集及整理之后，便进入业务分析环节，我建议仍然采用表格的方式来进行业务分析，如下表：

上表为QJ项目的需求整理第二步的一部分内容，主要描述护士在“病区的主要工作分析”，其他需求分别按“用药安全分析”、“用药(材料)跟踪分析”、“工作量分析”等九个业务方向进行归纳。

需要注意的是，对每一类业务归纳的时所采用的表格结构都是不相同的。即业务分析无定式，关键在于通过某种论证逻辑揭示业务的本质以及体现我们的需求引导，一个最基本的逻辑大致是这样的：

- 现状是什么?

- 问题在哪里?

- 我们建议如何做?

- 我们能够做成什么样?

在解决了这几个核心问题之后，基本上可以搭建起需求分析报告的骨架，再根据项目的特点加入个性化的材料，一个比较好的需求分析报告就成型了。

6.5 如何给出优化建议

在业务分析环节我们给出的建议是一个原则性的、高度概括的大方向，需要用专门的章节来描述优化建议，这是需求分析报告一个非常重要的组成部分。我以WH项目为例，阐述如何给出优化建议，如下表所示：

在需求分析报告中，优化建议部分的文档格式没有固定的要求，关键在于所有的建议都能够在需求分析环节能够找到支撑，形成前后呼应，保证一个严密的论证过程。另外，在构思优化建议的时候应当着眼于解决当前主要矛盾，适度超前。过多的忽悠成份可能会导致客户反感，当然对这个度的掌握要看具体情况，因人而异，因项目而异。