解决问题流程

在上图总体架构基础上，系统围绕以下几项功能解决医院科研经费管理中遇到的问题：

1.科研课题档案及立项任务书管理

通过课题档案和立项任务书节点，把科研课题的核心资料都维护到系统中。

这些资料包括课题名称、承担科室、课题负责人、课题总经费、资金来源、协作单位信息、课题组成员信息等。完备的档案资料为后续数据引用和分析打下良好的基础，同时，档案的增加修改都支持网上审批流程，使课题负责人、科研科和财务科对档案信息的传递和管理更为透明，信息共享更为及时方便。

 
课题档案信息录入

 
课题立项信息录入

2.经费预算全过程管理

系统对科研经费预算的编制、执行、控制、调整、分析进行全过程管理。管理维度分为科研课题、课题负责人、收支项目、资金来源等，全面满足了医院不同类型、不同资金来源的课题对预算管理的不同要求。对于本单位纵向课题，实现按课题合同录入各收支项目预算金额，按照课题预算严格进行控制;对于本单位横向课题，如果有预算则严格按预算控制，如果没有明确预算，则实现总额控制;对于协作单位预算，可以录入预算数，可以导入协作单位提供的预算执行数，生成汇总预算，进行预算分析，为中期和结题提供资料。对于医院配套资金，还可以满足医院分年度下达预算额度的管理要求。科学严谨全面的经费预算管理，解决了医院科研经费管理中的一大难题。

 
预算编制界面

 
设置预算控制方案并启用

 
超预算后系统的提示与控制

3.经费到账管理

科研经费款到达医院自有资金账户或是财政专户时，往来尚不明确资金归属于哪个课题。需要课题组负责人和科研科进行经费认领才能入账。对于来款时如果已明确归属于哪个课题，系统中可以直接录入经费到账单据，并传递到总账生成凭证;对于来款时尚未明确归属于哪个课题的，可以先在来款登记中记录相关信息，待课题组负责人或主管部门科研科认领后，再做经费到账处理;对于月底未认领的所有记录，汇总生成凭证传递到总账，记入暂存科目，待下月认领后再做经费到账处理。这样，达到了规范经费到账和认领流程，加强经费入账管理的目的，同时，通过财务业务一体化，简化和手工劳动，减少了业务差错。

 
来款信息登记

 
课题负责人或科研科经费认领

 
编制支持审批流的经费收款单

 
根据生效的经费收款单自动生成凭证

4.方便快捷的经费执行管理

经费执行是医院相关部门在科研经费管理中最为头痛的环节。此项工作非常繁琐、工作量大、本环境中预算控制也最容易出问题。应用系统后，既可以处理向协作单位拨付科研协作费的经费拨款，也可以处理本单位课题经费借款、报销、冲借款、采购等各项目支出，还可以处理课题扣税、管理费计提等课题管理类业务，所有业务都通过会计平台自动生成凭证传递到总账，既解决了业务系统与财务系统数据不一致问题，也使科研报账员从繁杂的手工劳动中解脱出来，以往报账员柜台前的排队长龙不见了，工作变得井然有序。由于所有单据都支持网上审批流，极大地方便了课题经费使用者，以往纸质签批时，由于课题组负责人多半是工作最繁忙的院内高管或专家，找课题组负责人签字非常困难，流程长，耗时多，使用系统后，这些问题都迎刃而解了。以往报销时需要报账员手工查询课题的收支余情况以避免预算超支，使用系统后，系统可以根据预先设定的预算控制方案，随时给出提醒或控制，预算控制不仅是方便的，而且是实时的，经费管理水平有了很大程度的提升。

 
经费执行单录入

 
向协作单位拨款时的单据

5.自动灵活的人员经费核税处理

课题经费用于发放劳务费和专家咨询费时，需要代扣个人所得税。以往都需要科研报账员手工计算发放，使用系统后，一切变得简单易用。既支持对院外人员计税发放劳务费，也支持对院内有工资性收入人员发放劳务费，并向人力资源部门提供数据参与全院整体工资发放时的合并计税。同时自动生成凭证传递给总账。

 
人员经费核税界面

6.信息全面的账表查询展

系统提供课题预算表、经费到款情况总表和明细表、经费拨款情况总表和明细表、经费收支结余总表和明细表等多种查询，所有账表都支持导入成EXCEL格式。对外，可以方便地向监管部门、第三方审计部门、课题协作单位等对象提供课题数据;对内，相关人员只要能上网，即可通过单点登录的方式，在系统授与的权限范围内，查询课题相关数据。满足了院领导、财务处、科研处、课题负责人、课题组成员等不同信息使用者提供全面实时的信息查询服务。

总之，通过上述用信息化手段进行科研经费管理，这为医院带来了如下价值亮点：

一是将预算管理、财务管理、科研经费管理集成到一个统一的应用平台;

二是实现对不同资金来源的科研经费分类管理与及时认领、入账管理;

三是实现对各支出业务按既定的审批流程进行分类控制，保证专款专用，并结合网上报销提高日常经费的报销效率;

四是对科研经费的预算实行严格的全过程管理;

五是为不同的信息使用者提供全面的科研经费数据信息。

作者简介：

吴洪英，女，1972年出生，注册会计师。从事管理软件行业10年，从事医院运营管理信息系统研发实施工作3年，先后为协和医院、阜外医院、东直门中医院、中山大学附属第一医院、西安交大附属第二医院、湘雅二院、湘雅三院、哈医大附属第一医院等医院设计HRP运营管理解决方案，致力于医院财务会计和管理会计的应用研究与信息化实现工作。