电子文件是指在数字设备及环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件有两种形式：一是逻辑归档；二是物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。医院产生的电子文件包括：职能活动中产生的电子公文、电子图像、数码照片;医疗活动中产生的电子医疗文书如:电子病历、诊断图像（CT、MRI、超声检查数据及图像）、大型仪器设备运行的业务数据（检测、检查结果报告）；医院运营过程中财务的收入、支出、结算数据文件、医院计算机及其网络自身活动产生和必备的程序文件、数据库文件等。由于医院归档电子文件的种类繁多，因此，准确科学地分类对于电子文件的整理与保管至关重要。在电子文件的分类、整理与保管等项工作环节中，应注意以下几个问题。

1 应根据国家的《电子文件归档与管理规范》制定本单位电子文件分类方案在制定分类方案时要尽可能考虑到方案的科学延伸，以保证分类方案的稳定。从而减少因频繁修改方案造成不必要的劳动和修改过程中出现失误。

2 分类中应尽量照顾电子文件的不同格式

电子文件有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件、程序文件、数据文件等多种文件格式，对物理归档的电子文件分类时应注意将同一类型的文件划为一类，不同类别的电子文件入相应类别后形成独立的编号（流水号），同一类别的电子文件的编号（流水号）不能重复。

3 电子文件整理和保管是一项技术性很强的工作

它涉及计算机技术、保管环境、耐久性、可靠性等多项技术指标。因此科学地整理是电子文件提供利用的前提，否则，电子文件会因技术原因、设备原因、人为损坏而无法读取。因此，对电子文件整理和保管时应注意以下几点。

（1）电子文件整理归档后，应按本单位电子文件分类方案对电子文件进行整理。整理过程包括按电子文件类别代码相对集中存储载体;参照DA/T18进行电子文件著录;按照文件形成单位的项目对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定，同时根据电子文件的背景信息和原数据的保管期限确定其密级及保管期限。对保证电子文件真实性、完整性、有效性的技术方法和相关软件一并归档。

（2）应对电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括硬件环境的有效性;软件环境的有效性、信息记录格式是否符合归档要求，有无病毒感染等。

（3）对电子文件载体进行检验。对归档电子文件载体必须进行严格检验，对每一套载体及其技术环境进行检测，合格率100%时方可接收。技术检测的内容包括:载体有无划痕，是否清洁;有无病毒，登记表、软件、说明资料等是否齐全;特殊格式的电子文件其相关软件、版本、操作手册是否完整等。

（4）归档的电子文件保管除应符合纸质档案的要求外，还应注意：①归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。②单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。③电子文件最好存放在防磁柜中，如果没有防磁柜应远离强磁场、强热源并与有害气体隔离。④环境温度应保持在17℃～20℃;相对湿度应保持在35%～45%的范围。

（5）归档的电子文件每年均应进行读取检验，对设备更新情况进行检查、登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不能兼容，应进行电子文件的载体转换，原载体保留时间不得少于3年。

（6）磁性载体每满2年，光盘每满4年必须进行抽样机读检验，抽样率不得低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

（7）磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存1次，原载体保留时间不少于4年。

（8）归档电子文件应备份保存，一般同一份电子文件应备份3件，一份库存保管、另一份异地保管，第3份用于提供利用。