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医院综合采购系统促管理信息化标准化
  • 2015-11-19 09:37
  • 作者:张和华 尹军
  • 来源:政府采购信息网

 医学装备是现代医疗机构开展医疗、教学、科研等活动的物质基础,也是提高医院医疗质量的重要硬件支撑。随着医疗技术的发展,医院医学装备数量日益增多,相关部门在对其进行管理的过程中,需要提高效率降低成本,合理分配资源,实现装备管理的标准化、规范化、信息化以及系统化管理,从而进一步提高医院的社会效益与经济效益。

医学装备管理的信息化是医疗行业发展的必然趋势,贯穿于医学装备的全生命周期,其中采购是医学装备管理工作的首要环节。由于采购工作法人政策性强,涉及部门广,程序较复杂,且周期较长,所以提高医学装备采购环节的信息化水平具有重要意义,是提高整个管理流程的效率和节约管理成本的必要保证。本文概括了医学装备采购管理的现状,提出医学装备采购综合管理系统的基本结构、功能与作用,分析了该系统在医学装备管理方面的应用策略与前景。

医疗装备采购现状

据统计,目前医院的药品和仪器设备、医用耗材、手术器械等医学装备的年采购支出占医院年支出总额的65%左右,其中医学装备采购所占的比例逐年上升。医学装备的采购工作涉及面广、责任重大,一直以来都是管理中的重点。虽然物资采购制度已经趋于完善,但在实际实施过程中仍存在一些有待解决的问题。

采购流程复杂:采购流程涉及医务部门、医学工程科、财务部门和临床使用科室等多个部门。物资采购首先应由临床科室提出采购申请,医学工程科收集汇总后报医学装备管理委员会形成年度计划。在采购计划实施的过程中,需要使用单位提交招标需求,经论证通过后由医学工程科拟制招标文件。招标现场还需要组织评审专家对采购项目进行评审,确定采购供应商后签订采购合同。可见,物资采购工作涉及部门多、工作流程复杂、工作量大,这给一些对采购时效性要求较高项目的实施带来了一定困难。

工作效率低下:由于招标采购工作流程较复杂,涉及多个单位部门的配合与参与,同时还要考虑各方的时间安排和相互之间工作上的合作与交接,手工操作会受人为因素的影响,各环节的质量不容易控制,这些都是造成采购工作效率低下的客观因素。采取加强采购信息化、自动化程度,规范工作流程,强化各环节质量等措施,可以提高采购工作效率。

纸质资料储存弊端多:采购过程中使用了大量的纸质资料,如各科室上报的申请表单、项目招标文件、投标商资质、彩页、投标书等。纸质文件数量多、类型多样,不利于采购资料的归档储存。而随着物资采购工作对于档案管理的要求越来越高,堆放大量的纸质资料既占用了大量的空间,又不利于资料的整理与后期的查询。

五模块结构 优化流程防控风险

医学装备采购综合管理系统是一套基于局域网的信息化管理系统,可使采购全程实现无纸化操作,自动保存采购过程记录,优化采购流程,具有专家库和供应商库管理的功能。该系统还具有审计以及风险管理的功能,可以控制和防范围标、串标以及恶意竞标等事件的发生,能提高产品采购的合理性和规范性,进而降低采购风险。

系统结构:医学装备采购全过程的综合管理,包括专家库、供应商库的动态管理,支持多种评标方法的现场评审,含有审计与风险管理功能,由5个模块组成,分别为:计划申报与管理模块,专家库管理模块,供应商库管理模块,采购评审管理模块,数据查询与分析模块,其系统结构如图1所示。

 

操作无纸化 过程留痕化

 

各模块主要功能:①计划申报与管理模块,实现各临床科室网上申报医学装备计划,支持医院设备委员会、办公会成员等网上评审、投票并自动生成评审结果,形成年度采购计划。该模块可实现对采购计划的动态管理,可追踪和查询采购计划的完成情况,并可实现项目的分类管理。

②专家库管理模块,实现专家基础信息录入及专家的动态管理,根据专家擅长领域进行适当整理,并可实现某一领域内评标专家随机抽取。专家入库前应通过申请、资格认定、入库培训、审批、备案以及定期培训考核等程序,以提高专家团队的整体素质。当专家库基数较大时,可以对专家进行分类管理,以避免因评审专家研究领域不同、带有倾向性意见等原因影响评标结果。

③供应商库管理模块,实现供应商基础信息录入及供应商动态管理,自动向供应商推送招标信息,接受处理供应商的投标请求,预审其公司资质、财务状态、信用度、业绩等,提高了供应商的质量,降低了潜在采购风险,系统还可以实现供应商随机抽取。通过及时更新供应商库,更加方便、快捷地了解产品的供应情况,确保供应商在公平、公正前提下参与投标。

④采购评审管理模块,分析价格评审模块、技术与商务评审模块,评审专家现场打分、得分统计、排序等计算功能。评审时可以根据项目的类型选择最低价法、基准价法、性价比法和综合评分法等评审方法。例如,采用综合评分法评标时,满分100分,分价格、技术、商务等3个方面进行评审,评标专家(5人以上单数)现场打分后,及时统计分项得分、总得分、平均分、排名及排序情况,可推荐候选中标方。

⑤数据查询与分析模块,具备一定的数据存储能力,实现部分历史数据的查询和统计,可以分为审计模块和采购风险管理模块。审计模块由医院审计部门登录进行监管,查找是否有随意变更采购计划、超预算采购、不合理中标等情况,并可提出审计意见。采购风险管理模块可由采购管理部门登录查询,通过对历史数据的查询与分析,可以按照项目名称、类型、供应商、使用部门等展开查询与统计。同时,实现对多家供应商的关联性分析,如通过对法人、股东组成、质量管理人、注册时间、注册地点、历史投标情况等进行分析,可以查找关联供应商,分析是否存在可能围标、串标或恶意竞标等情况,为采购方降低采购风险提供参考。

工作流程:常规采购流程复杂、任务多、工作量大、经办人多、统计查询繁琐,实现采购信息化、自动化,可以及时准确地对采购流程进行跟踪,很大程度上提高了工作效率。医学装备采购综合管理系统操作下的采购工作流程如图2所示。

 

9.2.jpg

 

实现信息化系统化管理

通过医院医学工程科总体协调建立起的采购管理系统,解决了目前采购流程繁琐、涉及部门广、工作量大的问题,进一步实现了采购信息化、自动化,更加系统地对整个工作流程进行管理。根据“十三五”发展规划要求,医疗信息化、高性能医疗器械和生物医药已被确定为重点突破领域。电子信息的应用,可以改善书面文件复杂、占用空间大、不利于查询且不易于保存的实际问题,还将在提高招标采购效率和质量,保障公平性、合理性等方面发挥重要作用。

医学装备采购综合管理系统可实现对医学装备采购的信息化、系统化管理,简化了工作流程,提高了工作效率。通过审计和风险管理模块,提高了信息利用率,控制了采购风险。系统的应用,使得各部门间的联系更加紧密,流程更加清晰,能够全程掌握采购情况。

然而,在采购系统的建立过程中,还有问题需要进一步解决。由于医学装备采购流程相对复杂,整个系统运作的时间跨度大、涉及面广,需要在管理和维护过程中不断完善配套制度,并优化操作流程。

总之,医学装备采购的信息化管理十分必要,也是医学装备管理发展的必然趋势。尽管目前医学装备管理的信息化水平已经有了较大幅度的提升,但还应在系统结构、应用模块的设计开发以及后期管理维护等方面继续完善。

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